FEFO (First Expired, First Out) to zasada wydawania towaru z magazynu, w której jako pierwsza wychodzi partia z najkrótszym terminem ważności. Data przyjęcia dostawy nie ma przy tym znaczenia. FEFO stosuje się przy żywności, suplementach, kosmetykach, lekach i innych towarach z terminem.

Czym różni się FEFO od FIFO?

FIFO wydaje najpierw towar, który najwcześniej trafił do magazynu, a FEFO ten, który najwcześniej traci ważność. Obie zasady dają ten sam wynik, dopóki każda kolejna dostawa ma dłuższy termin. Gdy nowsza dostawa ma krótszy termin, FIFO prowadzi do przeterminowania, a FEFO tego unika.

Co oznaczają FIFO, LIFO, FEFO i HIFO?

FIFO (First In, First Out) wydaje najstarszą dostawę, LIFO (Last In, First Out) najnowszą, FEFO (First Expired, First Out) partię z najkrótszym terminem ważności, a HIFO (Highest In, First Out) partię o najwyższej cenie zakupu. Pierwsze trzy opisują zwykle fizyczny ruch towaru. HIFO to pojęcie z wyceny, którego polska ustawa o rachunkowości nie wymienia.

Czy zasada FEFO jest obowiązkowa?

W dystrybucji leków tak: wytyczne dobrej praktyki dystrybucyjnej wymagają rotacji zapasów według FEFO i zapisywania wyjątków. Przy żywności i kosmetykach przepisy nie nazywają FEFO wprost, ale zakazują sprzedaży żywności po terminie „należy spożyć do” i udostępniania kosmetyków po dacie minimalnej trwałości. FEFO to najprostszy sposób, żeby tego dotrzymać.

Czy FEFO to metoda wyceny zapasów?

Nie. Ustawa o rachunkowości w art. 34 ust. 4 zna cztery metody wyceny rozchodu: ceny przeciętne, FIFO, LIFO i szczegółową identyfikację. FEFO opisuje kolejność fizycznego wydawania towaru, więc magazyn może pracować według FEFO, a księgowość wyceniać rozchód na przykład po cenach przeciętnych.

FEFO: co to jest? Zasada FEFO, FIFO i LIFO w magazynie

W tym artykule

FEFO (First Expired, First Out) to zasada wydawania towaru z magazynu, w której jako pierwsza wychodzi partia z najkrótszym terminem ważności, niezależnie od tego, kiedy trafiła na półkę. Po polsku: pierwsze traci ważność, pierwsze wychodzi.

FEFO stosujesz wszędzie, gdzie towar ma datę: przy żywności, suplementach, kosmetykach, lekach, karmie dla zwierząt czy chemii. Różni się od FIFO tylko w jednej sytuacji, ale ta sytuacja kosztuje najwięcej. Nowsza dostawa ma krótszy termin niż starsza, a magazyn wydaje według daty przyjęcia.

Krótko mówiąc

FEFO (First Expired, First Out) wydaje najpierw partię z najkrótszym terminem ważności, a nie najstarszą dostawę.
FIFO i FEFO dają inny wynik, gdy nowsza dostawa ma krótszy termin. Wtedy FIFO zostawia na półce towar, który się przeterminuje.
Wytyczne dobrej praktyki dystrybucyjnej leków wprost wymagają rotacji zapasów według FEFO, a wyjątki trzeba zapisywać.
Żywność po terminie „należy spożyć do” prawo uznaje za niebezpieczną, a kosmetyku po dacie minimalnej trwałości dystrybutor nie może udostępnić.
FEFO opisuje fizyczny ruch towaru. Wycena rozchodu w księgach to osobny wybór spośród czterech metod z art. 34 ustawy o rachunkowości.

FEFO co to jest: definicja zasady

Zasada FEFO ustala kolejność, w jakiej pracownik zdejmuje towar z półki. Decyduje termin ważności partii, a nie data dostawy ani cena zakupu. Wytyczne dla hurtowni leków opisują to jednym zdaniem: w pierwszej kolejności wydawane są produkty o najbliższym terminie ważności.

Żeby FEFO działało, musisz znać termin każdej partii. Partia to porcja towaru wyprodukowana w tych samych warunkach, oznaczona jednym numerem. Producent podaje numer partii i termin na opakowaniu. Magazyn musi te dwie informacje przenieść do swoich zapisów przy przyjęciu.

Weźmy prosty przykład. W poniedziałek przyjmujesz partię A z terminem do końca marca. Tydzień później przychodzi partia B tego samego produktu z terminem do końca stycznia. FIFO wyda najpierw A, bo przyszła wcześniej. FEFO wyda najpierw B, bo szybciej traci ważność.

FEFO, FIFO, LIFO i HIFO: czym się różnią

Cztery skróty opisują kolejność wydawania albo wyceny towaru. W magazynie e-commerce realny wybór jest zwykle między FIFO a FEFO.

Zasada	Co wychodzi pierwsze	Gdzie się sprawdza	Główne ryzyko
FIFO (First In, First Out)	najstarsza dostawa	towar bez terminu albo z długą trwałością: odzież, elektronika, części	przeterminowanie, gdy nowsza dostawa ma krótszy termin
FEFO (First Expired, First Out)	partia z najkrótszym terminem	żywność, suplementy, kosmetyki, leki, karma, chemia	wymaga daty przy każdej partii i dyscypliny przy odkładaniu
LIFO (Last In, First Out)	najnowsza dostawa	towar sypki w hałdzie albo składowany tak, że dostęp jest tylko do ostatniej warstwy	starzenie się zapasu na końcu kolejki
HIFO (Highest In, First Out)	partia o najwyższej cenie zakupu	pojęcie z wyceny, rzadko spotykane jako zasada pracy magazynu	polska ustawa o rachunkowości jej nie wymienia

FIFO i FEFO dają ten sam wynik, dopóki każda kolejna dostawa ma dłuższy termin niż poprzednia. Tak bywa przy jednym dostawcy i stałym rytmie produkcji. Gdy kupujesz od kilku hurtowni albo bierzesz okazyjną partię z krótką datą, kolejność przyjęć przestaje mówić cokolwiek o terminach.

Porównanie zasady FIFO i FEFO: co wychodzi pierwsze, czego wymaga i gdzie jest ryzyko przeterminowania

Porada profesjonalisty

nie musisz wybierać jednej zasady dla całego magazynu. Towar z terminem prowadź według FEFO, a resztę według FIFO. Rozdziel je strefami, żeby pracownik nie musiał zgadywać.

Kiedy FEFO jest obowiązkowe albo konieczne w praktyce

Przepisy rzadko nazywają FEFO wprost. Za to wiele z nich zakazuje sprzedaży towaru po terminie albo wymaga śledzenia partii. FEFO jest najprostszym sposobem, żeby tych wymogów dotrzymać bez strat.

Żywność i suplementy diety

Rozporządzenie 1169/2011 rozróżnia dwa rodzaje dat. „Najlepiej spożyć przed” to data minimalnej trwałości, czyli termin, do którego produkt zachowuje swoje właściwości. „Należy spożyć do” to termin przydatności do spożycia dla żywności, która szybko się psuje.

Różnica ma znaczenie prawne. Według art. 24 rozporządzenia 1169/2011 po upływie terminu przydatności do spożycia środek spożywczy jest uznawany za niebezpieczny. Takiego towaru nie wyślesz klientowi. Suplementy diety to w prawie żywność, więc dotyczą ich te same daty.

Drugi wymóg to identyfikowalność. Art. 18 rozporządzenia 178/2002 nakazuje wiedzieć, kto dostarczył Ci żywność, i znać firmy, którym ją przekazałeś. Przy wycofaniu partii z rynku musisz szybko ustalić, gdzie trafił towar z danym numerem. Bez zapisu partii przy przyjęciu i wydaniu to praktycznie niemożliwe.

Kosmetyki

Rozporządzenie 1223/2009 wymaga na opakowaniu numeru partii. Datę minimalnej trwałości podaje się przy kosmetykach, które zachowują właściwości najwyżej 30 miesięcy. Dłużej trwałe produkty mają zamiast niej okres przydatności po otwarciu.

Dla sklepu najważniejszy jest art. 6 ust. 2. Dystrybutor przed udostępnieniem kosmetyku sprawdza między innymi, czy nie upłynęła data minimalnej trwałości. Kremy i preparaty z datą prowadzisz więc według FEFO, a produkty z okresem po otwarciu możesz wydawać według FIFO.

Leki i dystrybucja farmaceutyczna

Tu przepis jest najbardziej wprost. Wytyczne dobrej praktyki dystrybucyjnej w punkcie 5.5 mówią, że rotacja zapasów powinna odbywać się zgodnie z zasadą FEFO. Wyjątki od tej zasady trzeba zapisywać w dokumentacji. Produkty z bliskim terminem należy bezzwłocznie usuwać z zapasów przeznaczonych do sprzedaży.

Te same wytyczne każą rozmieszczać zwroty tak, żeby nie psuły rotacji według FEFO. To dobra wskazówka także dla sklepu z kosmetykami czy żywnością.

Jak wdrożyć FEFO w magazynie sklepu internetowego krok po kroku

FEFO zaczyna się przy rampie, a nie przy kompletacji. Jeśli termin nie zostanie zapisany przy przyjęciu, nikt go później nie odtworzy.

Przyjmij towar z numerem partii i terminem. Przepisz je z etykiety producenta. Jedna dostawa może mieć kilka partii, każdą zapisz osobno.
Oznacz lokalizację. Na etykiecie kartonu albo półki umieść numer partii i termin dużą czcionką. Pracownik ma je widzieć bez zdejmowania towaru.
Trzymaj jedną partię w jednej lokalizacji. Dwie partie w jednym pojemniku to pewna pomyłka przy kompletacji. Jeśli brakuje miejsca, rozdziel je przekładką i opisz.
Ustaw krótszy termin z przodu. Najlepiej działają regały przepływowe, w których towar uzupełniasz od tyłu, a pobierasz z przodu. Na zwykłym regale uzupełniaj tak samo: nowa partia trafia na tył.
Kompletuj według terminu. Lista pobrań albo nawigacja pakowacza powinna wskazywać lokalizację z najkrótszym terminem. Pakowacz zerka na datę przed włożeniem towaru do paczki.
Wydziel kwarantannę. Towar z krótką datą, uszkodzony albo przeterminowany odkładasz do osobnej strefy. Nie wraca na półkę bez decyzji.
Przeglądaj daty co tydzień. Zrób listę partii, którym zostało mniej niż ustalony próg, na przykład 60 dni. Przecenisz je, zanim staną się stratą.

Wdrożenie zasady FEFO w magazynie sklepu internetowego w pięciu krokach, od przyjęcia z partią po przegląd dat

Porada profesjonalisty

ustal minimalny termin, z jakim towar może wyjść do klienta. Kupujący, który dostaje suplement ważny jeszcze dwa tygodnie, zwykle go zwraca. Taki próg zapisz w instrukcji pakowania, a nie tylko w głowie kierownika.

Więcej o organizacji samego pobierania towaru przeczytasz w artykule o kompletacji zamówień w magazynie.

Przykład: ile kosztuje wydawanie według FIFO zamiast FEFO

Liczby w tym przykładzie są przyjęte do obliczeń, nie pochodzą z konkretnego sklepu. Schemat zostaje ten sam dla każdego produktu z terminem.

Sklep sprzedaje suplement w tempie 100 sztuk miesięcznie. Na 1 października ma na stanie dwie partie po 300 sztuk:

partia A, przyjęta 1 września, ważna do 30 kwietnia,
partia B, przyjęta 15 września, ważna do 31 stycznia.

Kolejność	Październik do grudnia	Styczeń	Po 31 stycznia
FIFO	schodzi partia A (300 szt.)	schodzi 100 szt. partii B	200 szt. partii B po terminie
FEFO	schodzi partia B (300 szt.)	zaczyna schodzić partia A	partia A sprzedana do marca, bez strat

Przy koszcie zakupu 25 zł za sztukę FIFO oznacza tu stratę 5000 zł na jednym produkcie. FEFO tę stratę usuwa bez żadnej zmiany w sprzedaży. Różnica wynika tylko z kolejności, w jakiej pakowacz sięga po kartony.

FEFO a księgowość: wycena rozchodu to osobna decyzja

FEFO często myli się z metodą wyceny zapasów. To dwie różne rzeczy. FEFO mówi, który karton fizycznie wyjdzie z magazynu. Wycena mówi, po jakiej cenie księgowa rozliczy jego koszt.

Ustawa o rachunkowości w art. 34 ust. 4 wymienia cztery metody ustalania wartości rozchodu:

według cen przeciętnych, czyli średniej ważonej,
FIFO, czyli po cenach składników nabytych najwcześniej,
LIFO, czyli po cenach składników nabytych najpóźniej,
szczegółowej identyfikacji rzeczywistych cen konkretnych składników.

FEFO na tej liście nie ma. Magazyn może więc wydawać towar według FEFO, a księgowość wyceniać rozchód na przykład po cenach przeciętnych. Metodę wyceny ustala się w polityce rachunkowości firmy, więc tę decyzję podejmujesz razem z księgową.

Jak prowadzić FEFO w Berlinettcie

W magazynie Berlinetty numer partii podajesz przy ruchu magazynowym, na przykład przy przyjęciu dostawy. Stan każdego produktu jest zapisany w konkretnej lokalizacji, razem z partią.

Partię widać w tabeli stanów przy każdej lokalizacji. Widzi ją też pakowacz w nawigacji, która prowadzi go do regału. Dzięki temu na stanowisku pakowania wiadomo, z której partii pochodzi sztuka, bez zaglądania do segregatora.

Halę rysujesz jak plan, ze strefami kompletacji, przyjęć, buforu, zwrotów i kwarantanny. Kwarantanna to naturalne miejsce na towar z krótką datą i na zwroty, które czekają na ocenę. Gdy wpiszesz nazwę towaru, plan podświetli regały, na których leży.

Termin ważności pilnujesz procesem: odkładaniem krótszego terminu z przodu i cotygodniowym przeglądem partii. Możesz też zapisać termin w samym oznaczeniu partii, na przykład „P2701”, gdzie liczba to rok i miesiąc. To praktyka organizacyjna, dzięki której pakowacz widzi termin w nawigacji.

Raporty pokazują rotację i towar zalegający. Wolno schodzący produkt to pierwszy kandydat do przeterminowania, więc ten raport warto przeglądać razem z listą dat. Szerzej o tym, czym jest system magazynowy, piszemy w tekście WMS co to jest.

Z praktyki: błędy, które psują FEFO

Pierwszy błąd to zwroty odkładane na przód półki. Paczka wraca od klienta, pakowacz chce szybko zrobić miejsce i stawia ją tam, gdzie jest najbliżej. Zwrot ma zwykle starszy termin niż reszta, ale też może być uszkodzony. Najpierw trafia do strefy zwrotów albo kwarantanny, dopiero potem na właściwe miejsce.

Drugi błąd to termin tylko na kartonie zbiorczym. Pracownik rozcina karton, rozkłada sztuki na półce, a karton wyrzuca. Od tej chwili nikt nie wie, która sztuka z której partii. Termin musi trafić na etykietę lokalizacji przy rozkładaniu.

Trzeci błąd to dwie partie w jednym pojemniku. Kompletacja „po ręce” zawsze sięga po sztukę z wierzchu, a nie po tę z krótszą datą.

Czwarty błąd to brak progu wysyłki. Bez zapisanego minimum pakowacz wyśle towar ważny jeszcze tydzień, bo zgadza się nazwa i ilość.

FEFO nie wymaga drogiej automatyki. Wymaga trzech nawyków: zapisu partii przy przyjęciu, krótszego terminu z przodu i cotygodniowego spojrzenia na daty. Sklep, który ma te nawyki, przestaje płacić za towar wyrzucany po terminie.

Zespół Berlinetta