Automatyczne faktury Allegro: od prośby kupującego do PDF

Automatyczne faktury Allegro działają tak: program widzi prośbę kupującego o fakturę, po wpłacie wystawia fakturę albo paragon, wysyła fakturę firmową do KSeF i dołącza PDF do zamówienia w Allegro. Ręcznie te same kroki zajmują przy każdym zamówieniu kilka kliknięć w dwóch albo trzech panelach.

Ten artykuł opisuje cały proces fakturowania sprzedaży z Allegro: od zaznaczenia „Chcę otrzymać fakturę” do pliku, który kupujący pobiera w szczegółach zakupu. Pokazujemy, co wymaga Allegro, co KSeF i jak ułożyć regułę, która nie wyśle dwóch faktur do jednego zamówienia.

Zasady Allegro i dokumentację Allegro dla programistów sprawdziliśmy 29 października 2026 r. Terminy KSeF pochodzą z serwisu Ministerstwa Finansów sprawdzonego tego samego dnia.

Jak kupujący prosi o fakturę na Allegro i gdzie to widzisz

Kupujący zaznacza opcję „Chcę otrzymać fakturę” w formularzu dostawy i płatności. Według pomocy Allegro może podać dane prywatne (zakup konsumencki) albo dane firmy z NIP (zakup niekonsumencki).

Dane do faktury mogą się zmieniać do chwili zakończenia płatności. Dokumentacja Allegro dla programistów pisze, że dane do faktury widać pewnie dopiero wtedy, gdy klient sfinalizował płatność albo wybrał płatność przy odbiorze. Od tego momentu „w danych na FOD nic się już nie zmieni”. Dlatego fakturę wystawiaj po wpłacie, a nie przy samym zakupie.

W zamówieniu z Allegro prośba o fakturę to osobne pole z nazwą firmy i NIP-em, jeśli kupujący je podał. Programy do obsługi zamówień czytają to pole same. W Berlinettcie lista zamówień ma filtr „prośba o fakturę”, więc takie zamówienia widzisz osobno.

Kupujący znajdzie fakturę w trzech miejscach, zależnie od tego, gdzie ją dodasz:

• w Centrum Wiadomości, gdy wyślesz ją jako załącznik do wiadomości,
• w Szczegółach zakupu w zakładce Moje zakupy, pod ikoną Faktury (tej drogi nie ma w aplikacji mobilnej Allegro),
• w KSeF, gdy wystawisz fakturę na firmę w Krajowym Systemie e-Faktur.

Faktury Allegro i KSeF: co musisz zrobić z każdym zamówieniem

Allegro nie wystawia faktur za sprzedawcę. Ty wystawiasz dokument, a Allegro może go przekazać kupującemu. Przy zamówieniu z prośbą o fakturę masz trzy zadania:

1. Wystawić fakturę z danymi z formularza, pozycjami i kosztem dostawy.
2. Wysłać ją do KSeF, jeśli nabywca jest firmą z NIP.
3. Przekazać ją kupującemu, na przykład dodając PDF do zamówienia w Allegro.

Terminy KSeF według serwisu Ministerstwa Finansów: od 1 lutego 2026 r. obowiązek mają firmy, które w 2024 r. sprzedały za ponad 200 mln zł z VAT. Od 1 kwietnia 2026 r. obejmuje pozostałe firmy.

Do 31 grudnia 2026 r. wolno jeszcze wystawiać faktury poza KSeF, jeśli ich suma w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł z VAT. Od 1 stycznia 2027 r. KSeF obowiązuje także tych sprzedawców.

Faktury dla konsumentów wystawiasz w KSeF dobrowolnie. Ministerstwo Finansów pisze w odpowiedziach na pytania, że przy konsumencie sprzedawca i nabywca ustalają sposób przekazania faktury, na przykład PDF-em. Szerzej o KSeF w sklepie piszemy w artykule Faktury KSeF w e-commerce.

Jak dodać fakturę do zamówienia na Allegro

Ręcznie dodajesz fakturę w panelu sprzedającego. Według aktualności w pomocy Allegro robisz to tak:

1. Przejdź do zakładki Zamówienia na koncie firmowym.
2. Znajdź zamówienie z prośbą o fakturę.
3. Kliknij ikonę faktury przy tym zamówieniu.
4. Załącz plik i zapisz. Allegro przekaże fakturę kupującemu.

Ikona faktury pojawia się, gdy kupujący wypełnił dane do faktury w formularzu dostawy. Musi też zapłacić albo wybrać płatność przy odbiorze. Przy Odroczonej płatności dla Firm zamówienie ma status Waiting for money, a fakturę Allegro przekazuje firmie PragmaGO, która wysyła ją kupującemu.

Fakturę dodasz też przez API, z czego korzystają programy do faktur i systemy do obsługi zamówień. Według dokumentacji Allegro z 29 października 2026 r. plik musi być poprawnym PDF-em do 3 MB. 5 października 2026 r. Allegro wprowadziło nowy sposób dodawania faktury w jednym kroku, a dotychczasowy dwuetapowy oznaczyło do wycofania w przyszłości, bez podanej daty.

Program do fakturowania Allegro czy OMS: trzy drogi automatyzacji

Fakturowanie sprzedaży z Allegro automatyzujesz na trzy sposoby. Różnią się tym, ile kroków przejmuje program i ile kont Allegro obsłużą.

Przykład drugiej drogi to Fakturownia. Według jej pomocy z 29 października 2026 r. synchronizacja z Allegro działa „stale co godzinę, a dokładniej w 50. minucie”. Integracja pozwala podłączyć „wyłącznie jednego konta Allegro do jednego konta w Fakturowni”. Cennik Fakturowni z tego dnia ma plan Micro za 0 zł z limitem 3 faktur miesięcznie i 30 dni testu, a ceny pozostałych planów podaje w cenniku producenta.

Zanim wybierzesz program do faktur, zadaj dostawcy pięć pytań:

• Ile kont Allegro podłączę do jednego konta w programie?
• Jak często program pobiera nowe zamówienia i czy czeka na wpłatę?
• Czy sam wybiera fakturę albo paragon według prośby kupującego?
• Czy dołącza PDF do zamówienia w Allegro, czy tylko wysyła go e-mailem?
• Czy wysyła faktury do KSeF i co robi z korektą po zwrocie?

Program do faktur pasuje, gdy masz jedno konto Allegro i sprzedajesz tylko tam. OMS pasuje, gdy kont jest kilka, obok jest sklep, a zamówienia pakuje zespół. Wtedy faktura jest jednym z kroków tej samej listy zamówień.

Przykładowa reguła: automatyczne faktury Allegro krok po kroku

Tak wygląda reguła w Berlinettcie, która prowadzi zamówienie z Allegro od wpłaty do PDF w zamówieniu. Reguła automatyczna to trzy wybory: kiedy, pod jakim warunkiem i co zrobić.

1. Kiedy: „Płatność potwierdzona”. Reguła rusza po wpłacie, gdy dane do faktury są już ostateczne.
2. Warunek: kanał albo konto. Zawęź regułę do zamówień z Allegro albo do jednego konta Allegro. Bez tego warunku reguła wystawi dokumenty także zamówieniom z innych kanałów, choć do Allegro i tak wyśle tylko faktury z Allegro.
3. Akcja „Wystaw dokument (z numerem)”. Program wystawia fakturę, gdy kupujący o nią prosił, a w przeciwnym razie paragon. Zamówienie z wystawionym dokumentem zostaje pominięte, a istniejący szkic zostaje wystawiony.
4. Akcja „Wyślij fakturę do KSeF”. Program wysyła wystawioną fakturę. Paragony, faktury dla osób bez NIP i faktury już wysłane pomija.
5. Akcja „Wyślij fakturę do Allegro”. Program dołącza PDF wystawionej faktury do zamówienia w Allegro. Kupujący zobaczy go w swoim koncie, a wysyłki nie da się wycofać.

Jeśli wolisz sprawdzać dokument przed nadaniem numeru, zamiast kroku 3 użyj akcji „Utwórz szkic dokumentu”. Numer nadasz wtedy ręcznie przyciskiem „Wystaw”, a fakturę wyślesz do KSeF i do Allegro z karty zamówienia przyciskiem „Wyślij do Allegro”.

Zanim włączysz regułę, sprawdzasz ją na ostatnich zamówieniach i widzisz, które spełniają warunki. Akcje wystawiające dokumenty doda do reguły tylko osoba z prawem wystawiania dokumentów.

Lista kontrolna przed włączeniem reguły

1. Sprawdź serie numeracji. Faktury i paragony powinny mieć własne serie, a numeracja zaczyna się co rok albo co miesiąc.
2. Sprawdź dane firmy na koncie kanału. Z nich program bierze sprzedawcę na dokumencie.
3. Podłącz konto KSeF i sprawdź w panelu, czy KSeF w tej chwili przyjmuje faktury.
4. Włącz zapis zamówień w ustawieniach konta Allegro w programie.
5. Przetestuj regułę na ostatnich zamówieniach i zobacz, które spełniają warunki.
6. Wystaw ręcznie jedną fakturę z karty zamówienia i porównaj kwoty z wpłatą, zanim reguła zrobi to sama.

Paragon czy faktura na Allegro

Rodzaj dokumentu wynika z prośby kupującego. Bez zaznaczonej prośby reguła wystawia dokument z serii paragonów, a z prośbą fakturę. Do Allegro program wysyła tylko fakturę VAT, a do KSeF tylko fakturę dla nabywcy z NIP. Paragon zostaje w programie i nie trafia ani do zamówienia w Allegro, ani do KSeF.

Najczęstsze błędy przy fakturach do zamówień Allegro

Dwie faktury do jednego zamówienia. Zdarza się, gdy reguła działa obok ręcznej pracy albo drugiego programu. Berlinetta przed wysyłką pyta Allegro, czy zamówienie nie ma już faktury dodanej poza programem. Jeśli ma, wysyłka się zatrzymuje, a program pokazuje powód. Do jednego zamówienia wysyła tylko jedną fakturę.

Szkic zamiast faktury. Do Allegro idzie tylko wystawiona faktura VAT z numerem. Szkic, korekta i dokument anulowany nie zostaną wysłane. Dlatego w regule akcja „Wyślij fakturę do Allegro” stoi po „Wystaw dokument”.

Korekta po zwrocie. Korekta to osobny dokument i Berlinetta nie wysyła jej do zamówienia w Allegro. Firmie przekazujesz ją w KSeF, a konsumentowi w uzgodniony sposób, na przykład wiadomością. Zasady korekty opisujemy w artykule Faktura korygująca przy zwrocie.

Brak NIP przy fakturze dla firmy. Kupujący czasem zaznacza fakturę, ale nie podaje danych firmy. Faktura bez NIP nie trafi do KSeF, bo KSeF dotyczy faktur dla firm. Sprawdź takie zamówienia przed wystawieniem albo zawęź regułę warunkiem.

Wyłączony zapis w koncie Allegro. Wysyłka PDF wymaga, żeby konto Allegro w programie miało włączony zapis zamówień. Bez tego program odmówi wysyłki i powie, gdzie to włączyć.

Berlinetta: faktury w programie, w inFakt albo w Subiekcie nexo PRO

Berlinetta wystawia faktury, paragony, korekty i pro formy z danych zamówienia. Przed wystawieniem widzisz podgląd kwot i ostrzeżenie, gdy suma różni się od wpłaty. Faktury wysyłasz do KSeF pojedynczo albo hurtem, a przy fakturze zostaje numer KSeF i potwierdzenie odbioru. Więcej na stronie Dokumenty i faktury.

Gdy księgowość prowadzisz w inFakcie, faktury do zamówień wystawia inFakt, a numer i PDF wracają do Berlinetty. Regułę ustawiasz wtedy z akcją „Wystaw fakturę w inFakt”. Gdy pracujesz w Subiekcie nexo PRO, faktury i paragony wystawia Subiekt na Twoim komputerze, a gotowy dokument wraca na kartę zamówienia. Fakturę z inFaktu albo Subiekta też wyślesz do Allegro, jeśli program ma jej plik PDF.

Zamówienia z wielu kont Allegro, z Erli, OLX i sklepów na WooCommerce, Shoper albo PrestaShop trafiają na jedną listę. Pakiety kosztują od 89 zł netto miesięcznie (250 zamówień) do 749 zł (12 000 zamówień), według cennika Berlinetty ze stanem na 20 października 2026 r. Każdy pakiet ma dowolną liczbę kont i pracowników oraz dokumenty i KSeF bez dopłat. Test trwa 30 dni bez karty.

Kiedy wybrać inny system niż Berlinetta

• Wystawiasz faktury VAT marża. Takich faktur Berlinetta nie wystawia.
• Rozliczasz sprzedaż zagraniczną w procedurze OSS. Wybierz program do faktur albo system, który obsługuje OSS.
• Sprzedajesz tylko na jednym koncie Allegro, kilkanaście zamówień miesięcznie. Program do faktur z połączeniem z Allegro może wystarczyć i kosztować mniej.
• Sprzedajesz na Amazonie albo eBayu. Tych kanałów Berlinetta nie ma.

Z praktyki: jak nie zgubić prośby o fakturę

Najczęstszy problem to nie brak programu, tylko zamówienie, które przeszło bokiem. Kupujący zaznaczył fakturę, ale ktoś wystawił paragon, bo pracował na liście bez filtra.

Pomaga jedna zasada: dokument powstaje z tego samego pola, które wypełnia kupujący. Gdy faktura albo paragon wynika z prośby w zamówieniu, nikt nie musi o niej pamiętać.

Druga zasada dotyczy kolejności. Najpierw wpłata, potem numer faktury, potem KSeF, na końcu PDF w Allegro. Odwrócona kolejność daje faktury z danymi sprzed zmiany i pliki, których nie da się już podmienić.

Trzecia zasada to jedna droga wysyłki. Albo program, albo ręcznie, nigdy oba naraz.