Integracja B2B z magazynem: jak połączyć hurt ze stanami

Integracja B2B z magazynem oznacza, że zamówienia od kontrahentów hurtowych, ich indywidualne cenniki i stan magazynowy działają w jednym obiegu danych. Kontrahent widzi tylko towar, który naprawdę możesz wydać, a jego zamówienie od razu zmniejsza dostępny stan we wszystkich kanałach. Magazyn kompletuje je w tej samej kolejce co paczki z Allegro czy sklepu. Poniżej znajdziesz, jakie dane muszą przepływać, co uporządkować przed startem, jak można połączyć hurt z magazynem i jak sprawdzić, czy wszystko działa poprawnie.

Krótko mówiąc

• Hurt i detal muszą korzystać z jednego stanu magazynowego. Przy dwóch osobnych stanach łatwo sprzedać ten sam towar dwa razy.
• Zanim cokolwiek połączysz, ustal, który system jest źródłem każdej danej: kartoteki produktów, cen, stanów i dokumentów.
• Kontrahentowi pokazuj stan dostępny do sprzedaży, czyli fizyczny pomniejszony o rezerwacje.
• Hurt możesz prowadzić na osobnej platformie B2B połączonej z ERP lub WMS albo w tym samym systemie, w którym obsługujesz marketplace’y, sklep i magazyn.
• Po uruchomieniu liczy się kontrola: zamówienie bez statusu i stan, który nie zgadza się z półką, musisz zobaczyć od razu.

Co oznacza integracja sprzedaży B2B z magazynem

W małej firmie hurt często zaczyna się od maila albo telefonu. Stały klient pisze, że chce 40 kartonów. Ktoś sprawdza stan w magazynie, przepisuje pozycje do faktury i ręcznie zdejmuje towar z ofert na Allegro. Przy kilku zamówieniach w tygodniu to działa. Przy kilkudziesięciu zaczynają się pomyłki: zła cena na fakturze, towar sprzedany jednocześnie hurtowo i detalicznie, paczka wysłana bez części pozycji.

Integracja usuwa ręczne przepisywanie. Dane przechodzą między panelem B2B, magazynem i dokumentami automatycznie, w ustalonym kierunku i rytmie. Typowy obieg wygląda tak:

Rytm ma znaczenie. Stany i rezerwacje wymienia się niemal bez przerwy, kartoteki i cenniki wystarczy aktualizować okresowo albo po zmianie, a dokumenty przechodzą w chwili wystawienia. Jeśli stan odświeża się raz na dobę, kontrahent przez kilkanaście godzin może zamawiać towar, który rano kupili klienci z Allegro.

Skalę różnicy dobrze pokazuje przykład operatora logistycznego Olza Fulfillment. Wcześniej stany aktualizowały się tam tylko raz dziennie, w nocy. Po wdrożeniu nowej integracji magazynu firma odnotowała spadek liczby maili operacyjnych o 70 proc., bezbłędność kompletacji na poziomie 99,9 proc. i gotowość do obsługi dwa razy większej liczby paczek bez powiększania zespołu.

Cztery liczby, które musisz rozróżnić

Słowo „stan” w hurcie znaczy więcej niż w sklepie detalicznym. Warto rozdzielić co najmniej cztery wartości:

1. Stan fizyczny: tyle sztuk faktycznie leży na regałach.
2. Stan zarezerwowany: sztuki przypisane do zamówień, które nie zostały jeszcze wydane.
3. Stan dostępny do sprzedaży: stan fizyczny minus zarezerwowany. Tę liczbę widzi kontrahent i tę liczbę dostają oferty.
4. Stan w drodze: towar zamówiony u dostawcy, który dopiero przyjedzie.

Przykład: na półce leży 120 sztuk, a 30 z nich czeka na spakowanie do zamówień z Allegro i sklepu. Jeśli kontrahent hurtowy zobaczy 120 i zamówi 100, jednego z zamówień nie zrealizujesz w całości. Gdy pokażesz mu 90 sztuk, unikniesz telefonu z przeprosinami i częściowej wysyłki.

Druga decyzja to moment rezerwacji. Towar możesz blokować w chwili złożenia zamówienia, po jego zaakceptowaniu przez handlowca albo po opłaceniu. W hurcie z odroczonym terminem płatności zwykle rezerwuje się od razu po złożeniu, bo kontrahent planuje dostawę i nie płaci z góry. Ważne, żeby zasada była jedna dla wszystkich kanałów i zapisana, a nie ustalana za każdym razem przez osobę, która akurat odbiera zamówienie. Szerzej opisujemy to w tekście o synchronizacji stanów w e-commerce.

Co przygotować przed integracją

Integracja przenosi dane z jednego miejsca w drugie, razem z ich błędami. Jeśli ten sam produkt istnieje w kartotece pod dwoma symbolami, kontrahent zobaczy dwa produkty z dwoma różnymi stanami. Dlatego przed startem przejdź przez krótką listę:

• Symbole bez duplikatów. Każdy produkt ma jeden unikalny symbol (SKU) i, jeśli to możliwe, kod EAN.
• Jednostki miary. Ustal, czy kontrahent zamawia sztuki, opakowania czy kartony, i ile sztuk mieści opakowanie zbiorcze. To częste źródło pomyłek w hurcie.
• Lista kontrahentów. Nazwa, NIP, adres do faktury, adresy dostaw i osoba kontaktowa po stronie klienta.
• Cenniki. Zdecyduj, czy każdy kontrahent ma własny cennik, czy przypisujesz go do grupy, na przykład „hurt A” i „hurt B”.
• Właściciel danych. Dla każdego zbioru danych wskaż jeden system nadrzędny. Ceny ustalasz w jednym miejscu, stany liczy magazyn, dokumenty powstają z zamówienia.
• Zwroty, anulowania i braki. Opisz, co się dzieje, gdy kontrahent anuluje część zamówienia albo gdy towaru zabraknie w trakcie kompletacji.
• Produkty wyłączone z hurtu. Oznacz towary, których nie sprzedajesz kontrahentom, na przykład końcówki serii przeznaczone tylko na Allegro.

Godzina poświęcona na tę listę oszczędza dni poprawiania danych po uruchomieniu. To najtańszy etap całego projektu.

Trzy sposoby połączenia hurtu z magazynem

Firmy w Polsce łączą sprzedaż B2B z magazynem na trzy główne sposoby. Wybór zależy od tego, ile systemów już masz i ile kanałów obsługujesz.

Pierwsze dwa modele sprawdzają się, gdy firma ma już ERP, który prowadzi całą gospodarkę magazynową, i chce dołożyć do niego portal dla klientów. Trzeci model rozwiązuje problem u źródła: panel B2B i magazyn są częścią jednego systemu, więc zamówienie hurtowe od razu widzi ten sam stan co zamówienie z Allegro. Nie musisz projektować przepływu stanów między dwoma programami, bo stan jest jeden. Jeśli porównujesz programy magazynowe pod kątem e-commerce, przyda Ci się nasze porównanie systemów WMS dla e-commerce.

Wdrożenie krok po kroku

Niezależnie od modelu kolejność prac jest podobna:

1. Opisz obecny obieg zamówienia hurtowego. Skąd przychodzi (mail, telefon, arkusz), kto sprawdza stan, kto wystawia fakturę, kto pakuje. To pokaże, które kroki zautomatyzować najpierw.
2. Uporządkuj kartotekę według listy z poprzedniej sekcji.
3. Wskaż źródło każdej danej i zapisz to w jednym dokumencie dostępnym dla całego zespołu.
4. Załóż konta kontrahentów i przypisz cenniki. Zacznij od kilku największych klientów hurtowych.
5. Ustal zasady stanów: jaką liczbę pokazujesz kontrahentowi i w którym momencie towar zostaje zarezerwowany.
6. Skonfiguruj dokumenty. Faktura powinna powstawać z zamówienia, z cenami z cennika kontrahenta, i trafiać do KSeF oraz do księgowości.
7. Ustaw wysyłkę. Wybierz przewoźników dla zamówień hurtowych i reguły, które przypisują ich automatycznie, na przykład według wagi lub kraju dostawy.
8. Przetestuj sytuacje nietypowe: zamówienie większe niż stan, anulowanie części pozycji, zwrot, zmianę ceny w trakcie realizacji i dwa zamówienia na ostatnią sztukę złożone w tej samej minucie.
9. Uruchom hurt dla wybranej grupy kontrahentów, a po tygodniu lub dwóch dla pozostałych.

Jeśli chcesz najpierw zobaczyć, które procesy zwykle automatyzuje się w pierwszej kolejności, zajrzyj do tekstu o automatyzacji e-commerce.

Rezerwacje, kompletacja, wysyłka i zwroty

Po uruchomieniu integracji zamówienie hurtowe przechodzi przez magazyn tą samą drogą co pozostałe. Różnice są w szczegółach:

• Kompletacja. Zamówienia hurtowe mają więcej pozycji i większe ilości. Magazyn opisany lokalizacjami skraca szukanie towaru, bo pakowacz wie, w której alejce i na którym regale leży każda pozycja. Podstawy tego podejścia opisujemy w przewodniku czym jest WMS.
• Pakowanie. Gdy pakowanie jest osobnym, uporządkowanym etapem, łatwiej sprawdzić każdą pozycję przed zamknięciem kartonu. W hurcie jedna pomyłka to często cały karton złego towaru. W Berlinettcie ten etap obsługuje Manager pakowania, z premiami dla pakowaczy.
• Wysyłka. Etykieta powinna powstawać z zamówienia, a numer przesyłki trafiać do kontrahenta bez ręcznego przepisywania.
• Zwroty i reklamacje. Zwrócony towar powinien wrócić na stan dopiero po sprawdzeniu. Jeśli wraca automatycznie w chwili zgłoszenia, możesz sprzedać sztukę, która jeszcze jedzie od klienta albo jest uszkodzona.
• Braki. Ustal, czy przy braku wysyłasz zamówienie częściowo, czy czekasz na dostawę, i czy kontrahent dostaje o tym automatyczną informację.

Faktury i KSeF w sprzedaży hurtowej

W hurcie dokument jest równie ważny jak towar. Od 2026 roku faktury w Polsce wystawia się w Krajowym Systemie e-Faktur: obowiązek objął od 1 lutego 2026 r. podatników ze sprzedażą powyżej 200 mln zł w 2024 r., a od 1 kwietnia 2026 r. pozostałych. W sprzedaży B2B oznacza to, że każda faktura dla kontrahenta przechodzi przez KSeF.

Dlatego najlepiej, gdy faktura powstaje bezpośrednio z zamówienia, z pozycjami, ilościami i cenami z cennika kontrahenta. Nikt niczego nie przepisuje, więc cena na fakturze zgadza się z ceną, którą klient widział przy zamówieniu. Jeśli nie masz pewności, od kiedy i z jakimi wyjątkami obowiązek dotyczy Twojej firmy, sprawdź to ze swoim księgowym lub biurem rachunkowym, zanim ustawisz automatyczne wystawianie faktur.

W Berlinettcie faktury z zamówień trafiają do KSeF, a jeśli księgowość prowadzisz w innym programie, możesz połączyć system z Subiektem nexo PRO lub z inFaktem.

Jak sprawdzić, czy integracja działa poprawnie

Najgroźniejsza awaria integracji to taka, której nikt nie widzi. Zamówienia przestają trafiać do magazynu, a pierwszy sygnał przychodzi od kontrahenta, który dzwoni z pytaniem o dostawę. Żeby tego uniknąć, wprowadź kilka stałych nawyków:

• Codziennie przejrzyj zamówienia, które utknęły w jednym statusie dłużej niż zwykle.
• Co tydzień porównaj stan w systemie ze stanem na półce dla kilkunastu najczęściej sprzedawanych produktów. Rozbieżność pokaże, czy problem leży w danych, czy w pracy magazynu.
• Po każdej zmianie cennika sprawdź na koncie jednego kontrahenta, czy widzi nowe ceny.
• Raz w miesiącu zestaw w raporcie sprzedaż hurtową i detaliczną. Zobaczysz, którzy kontrahenci kupują coraz mniej i które produkty warto dokupić.

Ustal też, kto w zespole reaguje na błędy i jak potwierdza, że ponowiona operacja przeszła. Przy jednym systemie zamiast kilku połączonych takich miejsc jest po prostu mniej.

Nasze zdanie: hurt nie potrzebuje osobnego świata

Małe i średnie firmy, z którymi pracujemy, zwykle nie mają problemu z samym hurtem. Mają problem z tym, że hurt żyje obok: w mailach, arkuszach i osobnym programie, podczas gdy Allegro, Erli i sklep działają już w jednym panelu. Każdy taki dodatkowy system to kolejny stan do pilnowania.

Dlatego w Berlinettcie sprzedaż B2B jest częścią tego samego systemu co zamówienia z marketplace’ów, magazyn i dokumenty. Kontrahent ma swój cennik, a jego zamówienie korzysta z tego samego stanu co oferta na Allegro. Produkt opisujesz raz, a magazyn rysujesz jako plan hali, więc pakowacz widzi, gdzie stoi towar dla klienta hurtowego.

Uważamy też, że hurt nie powinien kosztować więcej tylko dlatego, że jest hurtem. Magazyn, B2B i KSeF są w każdym pakiecie, bez płatnych dodatków i bez opłaty od zamówienia. Konto testowe zakładasz sam i od razu widzisz, jak Twoje zamówienia hurtowe przechodzą przez magazyn.

Zespół Berlinetta

Hurt, marketplace’y i magazyn w jednym panelu

Berlinetta zbiera w jednym miejscu zamówienia z Allegro, Erli, OLX, sklepów na WooCommerce, Shoperze i PrestaShop oraz zamówienia od kontrahentów B2B z ich własnymi cennikami. Wszystkie kanały korzystają ze wspólnego stanu, a zamówienia przechodzą przez magazyn z planem hali i Manager pakowania, a potem trafiają do wysyłki przez InPost, DHL, GLS, DPD, Pocztę Polską i FedEx.

Cennik zależy tylko od liczby zamówień w miesiącu. Pakiet Berlinetta 250 kosztuje 89 zł netto miesięcznie lub 890 zł rocznie, Berlinetta 500 to 129 zł miesięcznie lub 1290 zł rocznie, a ceny większych pakietów zaczynają się od 249 zł miesięcznie. Każdy pakiet ma wszystkie integracje, dowolną liczbę pracowników, magazyn, sprzedaż B2B i KSeF. Załóż konto i przetestuj Berlinettę przez 30 dni za darmo.

Najczęstsze pytania

Czy integracja B2B z magazynem wymaga programisty?

To zależy od modelu. Połączenie osobnej platformy B2B z ERP przez API zwykle wymaga projektu i wsparcia technicznego. Jeśli hurt prowadzisz w systemie, który ma moduł B2B i magazyn w jednym, programista nie jest potrzebny: kontrahentów, cenniki i reguły konfigurujesz w panelu.

Jak często powinny aktualizować się stany dla klientów hurtowych?

Tak często, jak to możliwe. Synchronizacja raz na dobę wystarcza tylko przy kilku zamówieniach dziennie. Gdy sprzedajesz ten sam towar hurtowo i na marketplace’ach, stan powinien zmieniać się w chwili złożenia każdego zamówienia.

Czy każdy kontrahent może mieć własne ceny?

Tak. W sprzedaży B2B standardem są indywidualne cenniki albo cenniki grupowe. W Berlinettcie przypisujesz cennik kontrahentowi, a faktura z jego zamówienia powstaje z tymi samymi cenami, które widział przy zamawianiu.

Co zrobić z fakturami dla klientów hurtowych w KSeF?

Najprościej wystawiać je bezpośrednio z zamówienia i od razu wysyłać do KSeF. Unikasz w ten sposób przepisywania pozycji i rozbieżności cen. Jeśli księgowość prowadzi biuro rachunkowe, ustal z nim, w którym programie faktury mają trafiać do ksiąg.

Ile kosztuje sprzedaż B2B z magazynem w Berlinettcie?

Moduł B2B i magazyn są w każdym pakiecie, bez dopłat. Cena zależy tylko od liczby zamówień w miesiącu i zaczyna się od 89 zł netto miesięcznie, bez opłaty od zamówienia. Przez pierwsze 30 dni testujesz system bezpłatnie.