Portal B2B dla hurtowni: funkcje, modele dostępu i wybór systemu

Portal B2B dla hurtowni to sklep internetowy dla Twoich klientów hurtowych. Po zalogowaniu każdy kontrahent widzi swoje ceny, rabaty i warunki, a zamówienie składa sam, o dowolnej porze. Nie musi dzwonić ani wysyłać maila do handlowca. Hurtownia dostaje zamówienia w ustalonym formacie, bez przepisywania. Dobry portal jest połączony z magazynem, fakturowaniem i wysyłką, więc zamówienie hurtowe przechodzi tę samą ścieżkę co detaliczne. Poniżej opisujemy, jak taki portal działa, jakie funkcje są niezbędne, który model dostępu wybrać i jak porównać dostępne rozwiązania.

Krótko mówiąc

• Portal B2B pozwala kontrahentom samodzielnie składać zamówienia po indywidualnych cenach, z historią zakupów i aktualnymi stanami magazynowymi.
• Masz do wyboru trzy modele dostępu: otwarty (oferta widoczna bez logowania), półotwarty (część treści publicznie) i zamknięty (tylko zatwierdzone konta).
• Najważniejsze funkcje to cenniki dla kontrahentów, limity kupieckie, szybkie zamawianie, wspólny magazyn oraz faktury generowane z zamówienia.
• Hurtownia, która sprzedaje też detalicznie na Allegro czy we własnym sklepie, zyskuje najwięcej, gdy B2B działa w tym samym systemie co pozostałe kanały.
• Przed wyborem sprawdź model rozliczenia: abonament za liczbę zamówień, prowizja od sprzedaży albo jednorazowe wdrożenie dają bardzo różne koszty.

Jak działa portal B2B w hurtowni

W tradycyjnej hurtowni zamówienia przychodzą telefonicznie, mailem, w arkuszach Excela albo przez handlowca w terenie. Każde trzeba przepisać do systemu, sprawdzić cenę dla danego klienta, potwierdzić dostępność i dopiero wtedy wystawić dokumenty. Przy kilkudziesięciu kontrahentach to godziny pracy dziennie i stałe ryzyko pomyłki.

Portal B2B przenosi ten proces do internetu. Działa w czterech krokach:

1. Kontrahent dostaje konto. Hurtownia przypisuje mu cennik, rabaty, formę i termin płatności oraz limit kupiecki.
2. Kontrahent loguje się i przegląda ofertę. Widzi swoje ceny netto, aktualne stany i minimalne ilości zamówienia.
3. Kontrahent składa zamówienie. Może wybrać produkty z katalogu, powtórzyć wcześniejsze zamówienie albo dodać pozycje hurtem.
4. Zamówienie trafia do systemu hurtowni. Stan magazynowy zmniejsza się automatycznie, a zespół kompletuje paczkę, wystawia fakturę i nadaje przesyłkę.

Różnica wobec zwykłego sklepu internetowego polega na tym, że portal B2B nie ma jednej ceny dla wszystkich. Każdy klient hurtowy ma inne warunki handlowe, a system musi je pamiętać i stosować bez udziału handlowca.

Co zyskuje hurtownia, sprzedając przez portal

Sprzedaż hurtowa przenosi się do internetu od lat. Według Polskiej Agencji Inwestycji i Handlu wartość rynku e-commerce B2B w Polsce wzrosła 3,5-krotnie w ciągu dekady. Kontrahenci przyzwyczaili się do zamawiania online i oczekują tego samego od swoich dostawców.

Korzyści dla hurtowni są konkretne:

• Mniej ręcznej pracy. Zamówienie nie wymaga przepisywania z maila. Handlowiec zajmuje się pozyskiwaniem klientów i negocjacjami, a nie wprowadzaniem danych.
• Mniej błędów. Cena, rabat i ilość pochodzą z systemu, nie z pamięci pracownika. Klient nie dostanie towaru, którego nie ma na stanie.
• Sprzedaż przez całą dobę. Właściciel sklepu, który robi zamówienia wieczorem po zamknięciu, nie czeka do rana na odpowiedź.
• Kontrola należności. Limit kupiecki zatrzymuje zamówienia klienta, który przekroczył ustaloną kwotę zadłużenia.
• Dane o kontrahentach. Widzisz, kto kupuje regularnie, kto ogranicza zamówienia i które produkty schodzą w danym segmencie klientów.
• Łatwiejsze skalowanie. Dziesięciu nowych kontrahentów to dziesięć nowych kont, a nie dodatkowy etat w dziale obsługi zamówień.

Otwarty, półotwarty czy zamknięty: model dostępu

Zanim wybierzesz system, zdecyduj, kto ma widzieć Twoją ofertę. Od tego zależy, jak skonfigurujesz rejestrację i katalog.

W praktyce wiele hurtowni zaczyna od modelu zamkniętego, bo najszybciej go uruchomić: zakładasz konta obecnym klientom i przenosisz do portalu zamówienia, które i tak już przychodzą. Model otwarty lub półotwarty warto rozważyć, gdy portal ma też pozyskiwać nowych odbiorców. Wtedy dochodzi formularz rejestracji i weryfikacja firmy przed nadaniem cen hurtowych.

Funkcje, które musi mieć portal B2B dla hurtowni

Różne systemy oferują różne zestawy funkcji. Poniższa lista to minimum, bez którego portal nie zastąpi telefonu i maila.

Ceny i warunki handlowe

• Indywidualne cenniki. Każdy kontrahent lub grupa kontrahentów ma przypisane własne ceny.
• Rabaty. Procentowe na cały asortyment, na kategorie lub na wybrane produkty.
• Ceny netto. Klient firmowy myśli w kwotach netto i takie powinien widzieć w katalogu.
• Formy i terminy płatności. Przelew z odroczonym terminem dla stałych klientów, przedpłata dla nowych.
• Limity kupieckie. Maksymalna kwota, do jakiej kontrahent może zamawiać bez zapłaty poprzednich faktur.

Składanie zamówień

• Katalog z wyszukiwaniem i filtrami. Przy kilku tysiącach indeksów klient musi szybko znaleźć produkt po nazwie, kodzie lub EAN.
• Historia zamówień i ponawianie. Większość klientów hurtowych zamawia podobne zestawy co tydzień lub co miesiąc.
• Szybkie zamawianie. Dodanie wielu pozycji naraz, np. z listy lub pliku, zamiast klikania każdej osobno.
• Aktualne stany. Klient widzi, czy towar jest dostępny, zanim złoży zamówienie.

Obsługa po stronie hurtowni

• Wspólna lista zamówień. Zamówienia B2B w tym samym miejscu co pozostałe, z jednym procesem kompletacji.
• Dokumenty sprzedaży. Faktura wystawiana z zamówienia, bez przepisywania danych nabywcy.
• Wysyłka. Etykiety kurierskie generowane z poziomu zamówienia, także dla palet i większych paczek.
• Raporty. Sprzedaż według kontrahentów, produktów i okresów.

Integracje, które warto sprawdzić

Portal B2B, który działa obok reszty firmy, szybko staje się kolejnym miejscem do ręcznego uzupełniania. Dlatego przy wyborze systemu sprawdź przede wszystkim połączenia z narzędziami, których już używasz.

Magazyn. Stan musi być jeden dla wszystkich kanałów. Jeśli ten sam towar sprzedajesz hurtowo i na Allegro, osobne stany oznaczają sprzedaż produktu, którego już nie ma. Mechanizm opisujemy szerzej w tekście o synchronizacji stanów w e-commerce. Przy większym asortymencie przydaje się też informacja, gdzie towar leży, bo skraca kompletację zamówień hurtowych z wieloma pozycjami.

Fakturowanie i księgowość. Sprawdź, czy system wystawia faktury bezpośrednio z zamówienia i czy obsługuje Krajowy System e-Faktur (KSeF). W sprzedaży hurtowej prawie każda transakcja kończy się fakturą, więc to najważniejsza integracja po magazynie. Jeśli korzystasz z programu księgowego lub handlowo-magazynowego, np. Subiekta nexo PRO albo inFaktu, upewnij się, że system się z nim łączy.

Kurierzy. Hurtownia wysyła często i w różnych gabarytach. Integracja z kilkoma przewoźnikami pozwala wybrać najtańszą lub najszybszą opcję dla danej przesyłki.

Pozostałe kanały sprzedaży. Wiele hurtowni sprzedaje też detalicznie: na Allegro, Erli, OLX albo we własnym sklepie na WooCommerce, Shoperze czy PrestaShop. Jeśli tak jest u Ciebie, szukaj systemu, w którym B2B jest jednym z kanałów, a nie osobną aplikacją. Pełną listę połączeń w naszym systemie znajdziesz na stronie integracji Berlinetty.

Najlepsze platformy B2B dla hurtowni: jak porównać rozwiązania

Na polskim rynku rozwiązania B2B dla hurtowni dzielą się na trzy grupy. Ich koszty i możliwości różnią się bardziej między grupami niż w obrębie jednej grupy, dlatego warto zacząć od wyboru typu rozwiązania.

Przy porównywaniu konkretnych ofert zadaj każdemu dostawcy te same pytania:

1. Ile zapłacę miesięcznie przy moim wolumenie zamówień i czy są opłaty od zamówienia lub prowizje?
2. Czy indywidualne cenniki, magazyn i faktury są w cenie, czy to płatne dodatki?
3. Ile kont pracowników mogę założyć bez dopłaty?
4. Ile trwa uruchomienie i czy potrzebuję firmy wdrożeniowej?
5. Czy mogę przetestować system na własnych danych przed zakupem?

Szersze zestawienie narzędzi do obsługi sprzedaży znajdziesz w naszym rankingu systemów do obsługi e-commerce.

Kiedy portal B2B się opłaca i jak go uruchomić

Portal B2B zwraca się najszybciej, gdy zamówienia hurtowe zajmują Twojemu zespołowi dużo czasu. Sygnały, że to już ten moment:

• przepisujesz zamówienia z maili, telefonów i plików do systemu,
• handlowcy tracą czas na odpowiadanie, czy towar jest dostępny i jaka jest cena,
• zdarzają się pomyłki w cenach lub sprzedaż towaru, którego nie ma,
• sprzedajesz ten sam towar hurtowo i detalicznie i trudno Ci utrzymać zgodne stany,
• planujesz pozyskać nowych kontrahentów, a obsługa obecnych już obciąża zespół.

Uruchomienie portalu w systemie, który nie wymaga wdrożenia, wygląda tak:

1. Uporządkuj katalog. Nazwy, kody, EAN, jednostki i stany produktów. To podstawa dla wszystkich kanałów.
2. Przygotuj warunki handlowe. Spisz cenniki, rabaty, terminy płatności i limity dla obecnych kontrahentów lub ich grup.
3. Wybierz model dostępu. Na start zwykle wystarczy model zamknięty dla obecnych klientów.
4. Połącz fakturowanie i wysyłkę. Skonfiguruj wystawianie faktur z zamówienia i konta kurierskie.
5. Zaproś kilku stałych kontrahentów. Przetestuj proces na małej grupie, zbierz uwagi i popraw ustawienia.
6. Przenieś pozostałych klientów. Poinformuj ich o portalu i zachęcaj do składania tam kolejnych zamówień.

Jeśli przy okazji chcesz zautomatyzować inne etapy obsługi zamówień, zajrzyj do tekstu o tym, co zautomatyzować najpierw w e-commerce.

Nasze zdanie: B2B powinno działać tam, gdzie reszta sprzedaży

Wiele hurtowni, z którymi rozmawiamy, sprzedaje dziś w kilku kanałach naraz: hurtowo stałym odbiorcom, detalicznie na Allegro i Erli, czasem także we własnym sklepie. Gdy portal B2B jest osobnym narzędziem, zespół pracuje w kilku panelach, a stany i ceny trzeba pilnować w każdym z nich.

Dlatego w Berlinettcie sprzedaż B2B jest jednym z kanałów w tym samym systemie. Kontrahent hurtowy ma swój cennik, a jego zamówienie trafia na tę samą listę co zamówienie z Allegro. Korzysta z tego samego magazynu, tego samego procesu pakowania, tych samych kurierów i tego samego fakturowania z KSeF.

Uważamy też, że hurtownia nie powinna płacić za każdą funkcję osobno. W każdym naszym pakiecie są wszystkie integracje, dowolna liczba pracowników, magazyn, B2B i KSeF. Płacisz tylko za liczbę zamówień w miesiącu, bez prowizji i opłat od zamówienia. Konto testowe zakładasz sam, bez wdrożenia, i od razu sprawdzasz system na własnych produktach.

Zespół Berlinetta

Sprzedaż B2B w Berlinettcie

W Berlinettcie przypisujesz kontrahentom hurtowym własne cenniki i limity, a ich zamówienia obsługujesz razem z zamówieniami z Allegro, Erli, OLX i sklepów internetowych. Towar wydajesz ze wspólnego magazynu z planem hali, fakturę wystawiasz z zamówienia, a paczkę nadajesz przez InPost, DHL, GLS, DPD, Pocztę Polską lub FedEx. Szczegóły modułu znajdziesz na stronie sprzedaży hurtowej B2B.

Cena zależy tylko od liczby zamówień w miesiącu, a każdy pakiet zawiera te same funkcje:

Przez pierwsze 30 dni korzystasz za darmo. Załóż konto testowe w Berlinettcie i sprawdź sprzedaż B2B na swoich produktach.

Najczęstsze pytania

Czym portal B2B różni się od zwykłego sklepu internetowego?

Sklep internetowy pokazuje wszystkim te same ceny i przyjmuje płatność przy zamówieniu. Portal B2B pokazuje każdemu zalogowanemu kontrahentowi jego własne ceny i warunki, np. odroczony termin płatności i limit kupiecki. Klient hurtowy zamawia zwykle większe ilości i często powtarza wcześniejsze zamówienia.

Czy mała hurtownia potrzebuje portalu B2B?

Tak, jeśli obsługa zamówień od stałych klientów zajmuje Ci dużo czasu albo zdarzają się pomyłki w cenach i stanach. Mała hurtownia nie musi wdrażać dużej platformy. Wystarczy system, w którym zakładasz konta kontrahentom, przypisujesz im cenniki i obsługujesz ich zamówienia razem z pozostałą sprzedażą.

Ile kosztuje portal B2B dla hurtowni?

Koszt zależy od typu rozwiązania. Dedykowane platformy często łączą opłatę za wdrożenie z abonamentem lub licencją, a moduły sklepowe bywają płatnym dodatkiem. W Berlinettcie sprzedaż B2B jest w każdym pakiecie, a abonament zaczyna się od 89 zł netto miesięcznie przy pakiecie Berlinetta 250.

Czy mogę sprzedawać hurtowo i detalicznie w jednym systemie?

Tak, i to najprostszy sposób na zgodne stany magazynowe. W Berlinettcie zamówienia od kontrahentów B2B trafiają na tę samą listę co zamówienia z Allegro, Erli, OLX i sklepu internetowego. Wszystkie kanały korzystają ze wspólnego stanu i tych samych kurierów.

Jak szybko uruchomię sprzedaż B2B?

W systemie, który nie wymaga wdrożenia, zaczynasz od razu po założeniu konta. Najwięcej czasu zajmuje zwykle przygotowanie katalogu i cenników dla kontrahentów, a nie sama konfiguracja. Dlatego warto zacząć od kilku stałych klientów i stopniowo przenosić kolejnych.